Uprawnienia w KSeF i formularz ZAW-FA(3): jak dać dostęp księgowej

Większość małych firm nie obsługuje faktur sama — robi to księgowa, biuro rachunkowe albo pracownik. W KSeF każda z tych osób musi mieć uprawnienia i musi się uwierzytelnić. Wyjaśniamy, jak to działa według informacji Ministerstwa Finansów.

Kto może korzystać z KSeF

Według MF z KSeF korzystają:

• podatnicy — przedsiębiorcy jednoosobowi, spółki, grupy VAT, jednostki samorządu,
• podmioty wskazane przez podatnika, np. biura rachunkowe,
• osoby fizyczne, którym nadano uprawnienia,
• organy egzekucyjne i komornicy sądowi.

Wszyscy muszą się uwierzytelnić — w KSeF nie ma loginów i haseł. Metody uwierzytelniania opisujemy w artykule Token czy certyfikat KSeF.

Ile osób może mieć dostęp

MF potwierdza, że można upoważnić więcej niż jedną osobę do wystawiania i odbierania faktur. Uprawnieniami zarządza się m.in. w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (ap.ksef.mf.gov.pl). Żeby się do niej zalogować w imieniu firmy, trzeba mieć dane uwierzytelniające zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm i faktyczne uprawnienia.

Kiedy potrzebny jest ZAW-FA(3)

Formularz ZAW-FA(3) to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. Na stronie MF z 10 lutego 2026 r. wymieniono sytuacje, w których się go używa:

• osoba fizyczna rejestruje unikalne dane powiązane z certyfikatem swojego kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• pełnomocnik ogólny działa za osobę fizyczną w tym samym zakresie,
• pełnomocnik ogólny działa za podmiot niebędący osobą fizyczną — nadaje lub odbiera uprawnienia (także wszystkie) i rejestruje dane certyfikatu kwalifikowanej pieczęci podatnika,
• użytkownik konta organizacji (UKO) działa w imieniu organizacji w tym samym zakresie.

Ważne zasady z odpowiedzi MF:

• jedno zawiadomienie ZAW-FA dotyczy jednej konkretnej osoby fizycznej,
• ZAW-FA można złożyć w wersji papierowej lub elektronicznej,
• jeśli podatnik ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, nie musi składać ZAW-FA.

Jak złożyć ZAW-FA(3) w e-Urzędzie Skarbowym

Według MF ścieżka w e-Urzędzie Skarbowym wygląda tak:

1. Dokumenty,
2. Złóż dokument,
3. Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (ZAW-FA).

Wypełnione zawiadomienie trafia elektronicznie do urzędu skarbowego wybranego w formularzu.

Co z uprawnieniami nadanymi przed KSeF 2.0

MF wyjaśnia, że uprawnienia z KSeF 1.0 co do zasady nie przechodzą do KSeF 2.0 — wyjątkiem są uprawnienia nadane na podstawie ZAW-FA. Uprawnienia nadane w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU), działającym od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r., zostały przeniesione do KSeF 2.0.

Praktyczna lista dla właściciela firmy

1. Ustal, kto ma wystawiać, a kto tylko odbierać faktury.
2. Sprawdź, czy możesz nadać uprawnienia samodzielnie (np. Profilem Zaufanym jako przedsiębiorca jednoosobowy), czy potrzebny jest ZAW-FA lub pieczęć kwalifikowana.
3. Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu lub księgowej i poproś o potwierdzenie, że widzą Twoje faktury zakupowe.
4. Raz w kwartale przejrzyj listę uprawnień — odbierz dostęp osobom, które już z Tobą nie pracują.

Konkretne rodzaje uprawnień i ich skutki opisują strony MF; w razie wątpliwości skonsultuj się z księgową.