Tryby offline w KSeF: offline24, niedostępność i awaria — terminy dosłania

Faktura w KSeF powstaje zwykle online: wysyłasz plik XML do systemu i od razu dostajesz numer KSeF. Co jednak, gdy nie działa internet, system ma przerwę serwisową albo awarię? Przepisy przewidują tryby offline. Różnią się przyczyną i terminem dosłania faktury do KSeF.

Tryb online — punkt wyjścia

W trybie online plik XML jest przesyłany do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia faktury podana w polu P_1. Tryby offline są wyjątkiem od tej zasady.

Trzy procedury offline

MF opisuje trzy procedury, które technicznie korzystają z tego samego trybu wysyłki offline:

Tryb	Kiedy	Termin dosłania do KSeF
Offline24 (art. 106nda ustawy o VAT)	np. problemy z internetem albo z wyboru wystawcy	najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury
Offline — niedostępność KSeF (art. 106nh)	prace serwisowe w KSeF	najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia niedostępności
Tryb awaryjny (art. 106nf)	awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym	do 7 dni roboczych od zakończenia awarii

Zwróć uwagę, że chodzi o dni robocze, nie kalendarzowe. MF zaleca przy tym dosyłanie faktur offline niezwłocznie, a nie w ostatniej chwili.

Awaria całkowita

Osobną, wyjątkową sytuacją jest awaria całkowita, ogłaszana w środkach masowego przekazu. MF wskazuje, że wtedy faktury wystawia się poza systemem. Zasady postępowania w takiej sytuacji opisuje tabela trybów na stronie „Tryby szczególne wystawiania faktur” — jeśli awaria całkowita zostanie ogłoszona, sprawdź aktualny komunikat MF.

Data wystawienia faktury offline

Faktura wystawiona w trybie offline jest uznawana za wystawioną w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury FA — a nie w dniu późniejszego dosłania do KSeF.

Kody QR i certyfikat offline

Jeśli przekazujesz nabywcy fakturę offline, zanim trafi do KSeF (np. jako PDF), musi mieć dwa kody QR:

• KOD I z oznaczeniem „OFFLINE”,
• KOD II z oznaczeniem „CERTYFIKAT”.

Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 (offline). To inny certyfikat niż ten do logowania — szczegóły w artykule Token czy certyfikat KSeF. Po dosłaniu faktury i nadaniu numeru KSeF wystarcza jeden kod. Więcej w artykule Kody QR na fakturach KSeF.

Jak się przygotować

1. Wygeneruj certyfikat offline wcześniej. W chwili awarii może nie być czasu ani dostępu.
2. Śledź komunikaty techniczne MF. MF publikuje je na ksef.podatki.gov.pl w zakładce aktualności — np. 13 października 2026 r. zapowiedziało przejściowe utrudnienia w pobieraniu faktur przez API w nocy z 16 na 17 października, przy prawidłowo działającej wysyłce.
3. Ustal, kto pilnuje dosłania. Faktury offline muszą trafić do KSeF w terminie — warto mieć listę takich faktur i jedną osobę odpowiedzialną.

W pilocie Robimy Księgi faktury offline24 z dwoma kodami QR i kolejka dosyłania działają na środowisku testowym KSeF. Nie jest to jeszcze narzędzie do pracy na produkcyjnym KSeF.