Kody QR na fakturach KSeF: kiedy jeden kod, a kiedy dwa

Faktura w KSeF to plik XML. Gdy nabywca dostaje ją bezpośrednio z systemu, kod QR nie jest mu potrzebny. Inaczej jest, gdy przekazujesz fakturę poza KSeF — na przykład jako PDF w mailu albo wydruk. Wtedy wizualizacja faktury musi mieć kod weryfikujący.

Kiedy kod QR jest wymagany

Według MF wystawca oznacza kodem weryfikującym fakturę wystawioną w KSeF, która jest udostępniana nabywcy w uzgodniony sposób lub wykorzystywana poza systemem. Dotyczy to między innymi nabywców bez NIP i konsumentów, którzy nie pobierają faktur z KSeF samodzielnie.

Jeden kod czy dwa

Sytuacja	Liczba kodów	Oznaczenie
Faktura wystawiona online i przekazana poza KSeF	1 (KOD I)	numer KSeF pod kodem
Faktura offline przekazana nabywcy przed dosłaniem do KSeF	2 (KOD I i KOD II)	„OFFLINE” i „CERTYFIKAT”
Faktura offline po dosłaniu i nadaniu numeru KSeF	1 (KOD I)	numer KSeF pod kodem

Co zawiera KOD I

KOD I zawiera adres usługi, datę wystawienia faktury (dla FA(3) — pole P_1), NIP sprzedawcy i wyróżnik faktury. Pozwala dotrzeć do faktury w KSeF i zweryfikować jej dane, gdy jest używana poza systemem. Pod kodem umieszcza się numer KSeF albo — dla faktury offline jeszcze niedosłanej — napis „OFFLINE”.

Co zawiera KOD II

KOD II występuje tylko przy fakturach offline. Zawiera m.in. identyfikator kontekstu (np. NIP), NIP sprzedawcy, identyfikator certyfikatu KSeF i wyróżnik faktury — podpisane certyfikatem KSeF typu 2 (offline). Potwierdza autentyczność pochodzenia i integralność faktury, a przy weryfikacji sprawdza się, czy certyfikat jest aktywny i czy jego właściciel może wystawiać faktury w imieniu podatnika. Pod kodem jest napis „CERTYFIKAT”.

Co widzi osoba, która zeskanuje kod

Każdy, kto zeskanuje kod lub otworzy link, może wykonać pierwszy etap weryfikacji: zobaczy podstawowe dane identyfikujące i informację, czy faktura jest w KSeF. MF wskazuje, że do takiej weryfikacji wystarczy smartfon i nie trzeba się logować. Pobranie pełnej faktury wymaga dodatkowych danych dostępowych, których zakres określa rozporządzenie.

Potwierdzenie transakcji

Gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, sprzedawca może wydać nabywcy tzw. potwierdzenie transakcji oznaczone dwoma kodami QR. MF opisuje je na osobnej stronie „Potwierdzenie transakcji”.

Praktyczne wskazówki

1. Sprawdź, czy Twój program dodaje kod QR do PDF. Bez kodu wizualizacja przekazana poza KSeF nie spełnia wymogów.
2. Nie usuwaj napisu pod kodem. Numer KSeF lub oznaczenie OFFLINE / CERTYFIKAT jest częścią oznaczenia.
3. Zadbaj o certyfikat offline, jeśli korzystasz z trybów offline — bez niego nie wygenerujesz KODU II.

W pilocie Robimy Księgi PDF faktury powstaje z XML generatorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów; faktury offline24 mają dwa kody. Pilot działa na środowisku testowym KSeF.