Data wystawienia i data otrzymania faktury w KSeF
W papierowym obiegu data wystawienia to po prostu data na fakturze, a data otrzymania — dzień, w którym dokument dotarł do nabywcy. W KSeF obie daty wynikają z działania systemu. Warto je znać, bo od nich zależą m.in. ewidencje i liczenie limitów.
Data wystawienia — tryb online
Według MF faktura wystawiona w trybie online jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Na stronie o trybach wystawiania MF dodaje, że w trybie online plik XML jest przesyłany do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia podana w polu P_1.
W praktyce: jeśli przygotujesz fakturę wieczorem, ale wyślesz ją do KSeF następnego dnia, w trybie online datą wystawienia będzie dzień wysyłki.
Data wystawienia — tryby offline
W trybach offline (offline24, niedostępność KSeF, tryb awaryjny) faktura jest uznawana za wystawioną w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury FA — mimo że do KSeF trafia później. Terminy dosłania opisujemy w artykule Tryby offline w KSeF.
Data otrzymania
MF pisze: faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer. Numer KSeF to unikalny identyfikator faktury w systemie — inny niż kolejny numer faktury nadany przez sprzedawcę (pole P_2). System zwraca go w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO); nie jest częścią pliku XML.
Zagraniczny nabywca
Fakturę dla nabywcy zagranicznego wystawiasz w KSeF, a następnie przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób (np. jako PDF). MF zwraca uwagę, że nabywca zagraniczny bez polskiego NIP nie zaloguje się do systemu, żeby ją pobrać. Taka wizualizacja powinna mieć kod QR.
Data wystawienia a limit 10 000 zł
Do końca 2026 r. najmniejsze firmy mogą wystawiać faktury poza KSeF w ramach miesięcznego limitu 10 000 zł brutto. MF wyjaśnia, że fakturę wlicza się do limitu według daty wystawienia, a nie daty sprzedaży. Szczegóły w artykule o limicie 10 000 zł.
Na co uważać
- Nie zakładaj, że data w polu P_1 zawsze jest datą wystawienia. W trybie online decyduje dzień przesłania do KSeF.
- Pilnuj, kiedy faktury zakupowe dostają numer KSeF. To moment otrzymania faktury przez nabywcę.
- Skutki podatkowe dat (np. moment odliczenia VAT czy ujęcia kosztu) wynikają z odrębnych przepisów — ustal je z księgową.
Źródła
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 — wystawianie i otrzymywanie faktur — Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl
- Tryby szczególne wystawiania faktur — Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl
- Numer KSeF i zbiorczy identyfikator — Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl
- Poniżej 10 000 zł — pytania i odpowiedzi — Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl
To nie jest porada prawna ani podatkowa. Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan wynikający ze wskazanych źródeł na dzień sprawdzenia. Przepisy i komunikaty Ministerstwa Finansów mogą się zmienić. W konkretnej sprawie skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.