KSeF obowiązkowy: terminy 2026 i 2027 w jednym miejscu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodził etapami. Część terminów już minęła, ale kilka ważnych dat dopiero przed nami — szczególnie dla najmniejszych firm. Poniżej zebraliśmy je w jednym miejscu, na podstawie stron Ministerstwa Finansów (MF).

Najważniejsze daty

Data	Co się zmienia
1 lutego 2026 r.	KSeF 2.0 staje się jedynym obowiązującym systemem. Wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF. Wystawianie w KSeF jest obowiązkowe dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 r.	Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje pozostałych podatników.
31 grudnia 2026 r.	Koniec ułatwień przejściowych — m.in. limitu 10 000 zł miesięcznie i faktur z kas rejestrujących poza KSeF.
1 stycznia 2027 r.	KSeF obowiązkowy także dla firm, które korzystały z limitu 10 000 zł. Od tej daty obowiązują kary za błędy w KSeF i obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach między czynnymi podatnikami VAT.

1 lutego 2026 r. — start KSeF 2.0 i obowiązek odbierania

Według harmonogramu MF z dniem 1 lutego 2026 r. udostępniono KSeF 2.0, który stał się jedynym obowiązującym systemem, a wcześniejsza wersja (KSeF 1.0) została wyłączona.

Od tego dnia faktury ustrukturyzowane są odbierane przez KSeF przez wszystkich podatników — niezależnie od tego, czy sami już muszą je wystawiać w systemie. Obowiązek wystawiania objął wtedy największe firmy: te, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem.

1 kwietnia 2026 r. — pozostali podatnicy

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy pozostałych przedsiębiorców. Wyjątek przejściowy mają najmniejsi wystawcy faktur — opisujemy go w osobnym artykule o limicie 10 000 zł.

Ułatwienia do 31 grudnia 2026 r.

Na stronie „Podstawy prawne oraz kluczowe terminy” MF wymienia rozwiązania, które działają do końca 2026 r.:

• faktury w postaci papierowej lub elektronicznej poza KSeF, jeśli łączna miesięczna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł,
• faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących,
• paragony z numerem NIP nabywcy do 450 zł (lub 100 euro) traktowane jako faktury uproszczone,
• odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT i w mechanizmie podzielonej płatności.

1 stycznia 2027 r. — koniec okresu przejściowego

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy także dla przedsiębiorców, którzy wcześniej mieścili się w limicie 10 000 zł miesięcznie. W odpowiedziach na pytania MF pisze wprost, że kary za błędy w KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r.

Od tej samej daty czynny podatnik VAT płacący przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT podaje w płatności numer KSeF faktury, a przy kilku fakturach — zbiorczy identyfikator. Szczegóły opisujemy w artykule Numer KSeF w przelewach i JPK.

Co z tego wynika dla małej firmy

1. Odbierasz faktury przez KSeF już teraz. Ustal, kto w firmie (lub w biurze rachunkowym) ma dostęp do faktur zakupowych w KSeF.
2. Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł, pilnuj go co miesiąc. Przekroczenie oznacza obowiązek wystawiania w KSeF od faktury, która przekroczyła limit.
3. Przygotuj się na 2027 r. Wybierz narzędzie do wystawiania faktur (bezpłatne narzędzia MF albo program komercyjny), sprawdź uprawnienia i sposób uwierzytelniania.

Podstawa prawna

Etapowe terminy i ułatwienia wprowadziła ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203). MF wymienia ją, razem z rozporządzeniami wykonawczymi, na stronie „Podstawy prawne oraz kluczowe terminy”.